Khi quyết định lựa chọn mua một máy in thẻ nhựa đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào yêu cầu sử dụng và tính chất công việc thưc tế chúng ta cần, để chọn được một máy in thẻ nhựa tốt là một yếu tố then chốt quyết định thành bại trong việc kinh doanh và phát hành thẻ nhựa, Vì vậy, việc quyết định mua một máy in hiệu nào, series nào chúng ta cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng không chỉ về giá cả mà còn cả về tính chất hoạt động của nó.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh các loại máy in thẻ nhựa khác nhua, và giá cả cũng một phần phụ thuộc vào thương hiệu và chức năng làm việc của máy, có loại máy chỉ làm việc với những thao tác dơn giản như cho thẻ vào rồi ấn lệnh in, hoặc có loại máy lại cần cả một quy trình điều hành phức tạp để có thể in ấn nhiều thành phẩm giá trị khác nhau.

 Những máy in thẻ nhựa luôn được trang bị kèm theo với một phần mềm in thẻ để có thể kết nối với các computer dễ dàng, vì vậy chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng các chương trình soạn thảo, thiết kế như Word, Excel, Corel, Photoshop để in thẻ trên khổ kích thước thông dụng là 85.6mm x 54mm. Tuy nhiên, khi bạn cần in hàng trăm hay thậm chí hàng nghìn thẻ, bạn cần sử dụng phần mềm in thẻ chuyên dụng có kết nối với cơ sở dữ liệu. Việc sử dụng phần mềm chuyên dụng không những giúp bạn giảm phần lớn thời gian trong khâu chuẩn bị dữ liệu mà còn có thêm các tính năng như mã hoá mã vạch, mã từ, mã thẻ thông minh mà các chương trình soạn thảo không thể làm được.

Để lựa chọn được một máy in thẻ nhựa như ý chúng ta nên quan tâm đến những yếu tố sau, là một trong những thành phần ảnh hưởng tới quyết định lên chất lượng in thẻ của mình:
Chất lượng in

Ngày nay, chất lượng in của các dòng máy in thẻ nhựa đang tiến lại gần nhau với chỉ tiêu kỹ thuật thông thường là in nhiệt màu tràn lề với độ phân giải 300dpi, 256 shades. Do vậy, để in thẻ ID chất lượng lại phụ thuộc nhiều và chất lượng phôi thẻ, thiết kế thẻ.
Theo đánh giá chung thì chất lượng hình ảnh in đẹp tương ứng là công nghệ in thẻ sticker (403dpi - Amphi640), công nghệ in truyền nhiệt (re-transfer 300dpi - HDP5000, RP90) và cuối cùng là công nghệ in trực tiếp (300dpi - SPPlus, P330i, P640i, CS310). Khác với, công nghệ in trực tiếp, hai công nghệ in thẻ Sticker, và in truyền nhiệt không phụ thuộc vào chất lượng bề mặt phôi thẻ nên chất lượng luôn đạt tối đa theo tiêu chí của nhà sản xuất. Tuy nhiên, khách hàng sử dụng công nghệ in thẻ gián tiếp sẽ phải trả thêm các chi phí vật liệu gián tiếp (sticker hoặc re-transfer film), hơn nữa do hai công nghệ này không được sử dụng rộng rãi nên giá cả mực in thẻ cũng cao hơn.

Đối với số lượng thẻ nhiều, khách hàng có thể lựa chọn phôi thẻ in sẵn có chừa phần thông tin và ảnh để in bằng máy in thẻ. Phôi thẻ in sẵn sử dụng công nghệ in offset dưới lớp nhựa dùng để in trực tiếp nên có độ bền cao và thoả mãn về chất lượng hình ảnh kể các những thiết kế phức tạp nhất.

Tốc độ in

Để in một chiếc thẻ nhựa màu, máy in thẻ phải in 5 lượt tương ứng với 5 băng mực (YMCK-O) lên bề mặt thẻ, do vậy thời gian in mỗi thẻ phải mất từ 25 - 35 giây. Các máy in thẻ hiện nay có tốc độ in từ 80 thẻ/giờ (Hiti CS310), 144 thẻ/giờ (Zebra P330i), 160 – 190 thẻ/giờ (Datacard SPPlus) nhưng trên thực tế, thời gian in thẻ sẽ lâu hơn so với thông số kỹ thuật bởi nó còn phụ thuộc vào tốc độ máy tính, tốc độ truyền của dữ liệu in từ máy tính tới máy in thẻ và bộ nhớ thường trực của máy in thẻ.

Loại thẻ dự định sẽ in

Nếu nhu cầu chỉ là in thẻ nhựa thông thường, các dòng máy in thẻ Datacard SP35, Zebra P330i, hoặc Hiti CS310 đáp ứng rất tốt yêu cầu của bạn. Các dòng máy này sử dụng công nghệ in nhiệt màu (YMCK-O) trực tiếp lên bề mặt thẻ do vậy thẻ được in phải có kích thước tiêu chuẩn (CR-80) và bề mặt thẻ PVC trắng, nhẵn và bóng.
Nếu khách hàng cần mã hoá thẻ từ, thẻ thông minh, thẻ thông minh không tiếp xúc, khách hàng cần mua thêm các lựa chọn về mã hoá cho các máy in thẻ trên.
Trong trường hợp, thẻ của khách hàng là loại thẻ không tiêu chuẩn (thẻ dày 1.8mm), khách hàng cần sử dụng loại máy in thẻ dán (Sticker). Máy in thẻ Amphi640 của hãng Hiti có khả năng in thẻ Sticker (sử dụng keo 3M) áp dụng thẻ không thể in trực tiếp, hơn nữa miếng dán có thể bóc đi và dán lại trong các trường hợp khách hàng muốn tái sử dụng phôi thẻ.

Độ bền của thẻ

Mặc dù công nghệ in thẻ nhiệt thăng hoa so với công nghệ in phun, in laze trên giấy giúp cho thẻ chống được ẩm, nước và tránh phai, nhoè theo thời gian nhưng không tránh khỏi ma xát cơ học trên thẻ khi rút thẻ ra vào. Do vậy, nhiều máy in thẻ tích hợp sẵn mô-đun ép để ép một lớp nhựa mỏng lên bề mặt thẻ sau khi in. Lớp nhựa mỏng này được thiết kế vừa vặn với khổ thẻ, bề mặt đã được xử lý chống xước nên giúp cho thẻ có tuổi thọ trên 5 năm. Các máy in thẻ được đề nghị là Datacard SP75 Plus và Zebra P640i.

Đặc tính chống làm giả

Để chống lại việc sao chép thẻ, các hãng sản xuất máy in đưa vào máy in thẻ hai giải pháp đó là in mực in UV và vật liệu phủ bảo an.
Ngoài ra, khách hàng có thể kết hợp sử dụng việc in phôi thẻ offset hoặc sử dụng phôi thẻ có mã hoá như thẻ từ, thẻ chíp, thẻ cảm ứng.
Các yêu tố khác
Ngoài các yếu tố được liệt kê bên trên, khách hàng có thể cần xem xét thêm các yếu tố như giá cả, chi phí vật liệu trên mỗi thẻ, điều kiện bảo hành, bảo trì…